EKSEKUTIF.com — Bagi Anda yang memiliki sebuah usaha pasti kenal dengan istilah pengadaan barang atau procurement management. Seperti namanya pengadaan barang adalah suatu proses membeli barang yang dilakukan oleh pengusaha atau perusahaan untuk menunjang aktivitas harian.
Adapun jenis barang yang bisa dibeli sangat beragam. Misalnya perlengkapan usaha seperti mesin, ATK, atau bahan baku.
Melakukan pengadaan barang pastinya tidak boleh sembarangan. Sebab, barang yang dibeli harus sesuai dengan standar yang diinginkan dan menyesuaikan bujet yang telah dianggarkan oleh perusahaan.
Secara garis besar, proses pengadaan barang biasanya dimulai dari update stok barang, perencanaan pembelian, memilih vendor atau supplier, proses negosiasi demi mendapatkan kesepakatan yang saling menguntungkan, hingga pembuatan kontrak perjanjian.
Biar lebih jelas tentang prosedur pengadaan barang dan metode yang biasa digunakan, cek ulasannya berikut ini.
Prosedur Pengadaan Barang Secara Efektif
Sebelum melakukan procurement management, apakah Anda sudah tahu prosedur yang harus dijalankan supaya proses pengadaan barang berjalan secara efektif? Kalau belum, kira-kira inilah 4 prosedur pengadaan barang yang perlu diperhatikan.
1. Cek Stok Barang Secara Berkala
Sebelum belanja, Anda pasti membutuhkan daftar barang-barang yang perlu dibeli. Untuk membuat daftar belanjaan, Anda bisa melakukan pengecekan stok barang atau bahan baku secara berkala.
Jika hendak membeli barang yang fungsinya untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan, maka setiap divisi yang ada perlu memastikan bahwa barang-barang yang ingin dibeli merupakan barang yang dibutuhkan.
Dengan begitu, biaya yang dikeluarkan untuk membeli perlengkapan perusahaan pun tidak terbuang sia-sia. Setelah membuat daftar belanjaan, selanjutnya Anda perlu mengurutkannya berdasarkan prioritas.
Sekali lagi, pembuatan prioritas belanja ini dilakukan untuk menghindari pembengkakan biaya akibat membeli barang yang tidak perlu.
2. Cari Tahu Tren Penjualan
Apabila barang yang akan dibeli berkaitan dengan barang jualan atau bahan baku pembuatan produk usaha, satu hal yang perlu dilakukan adalah mencari tahu tren penjualan.
Dengan mengetahui apa saja produk yang paling laku di pasaran, Anda punya peluang untuk meningkatkan penjualan dan meraih omset yang besar dalam waktu singkat. Hanya saja, untuk mencari info tentang tren penjualan perusahaan ternyata prosesnya tidak sesederhana yang kita bayangkan.
Setidaknya Anda perlu melihat laporan penjualan selama beberapa bulan terakhir demi mendapatkan informasi yang diinginkan.
3. Pilih Supplier dan Vendor Terpercaya
Setelah menganalisis barang yang dibutuhkan, langkah selanjutnya adalah memilih supplier atau vendor yang tepat dan terpercaya. Demi mendapatkan vendor yang sesuai, Anda bisa mulai melakukan riset dengan cara membuat penawaran atau Request for Quotation (RFQ) ke beberapa supplier.
Biasanya, vendor akan memberikan penawaran balik setelah Anda melakukan RFQ. Dari situ Anda bisa mencari tahu detail kontrak yang ditawarkan, seperti harga, diskon, proses pembayaran, hingga berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses pesanan.
Bila penawaran tidak sesuai kebutuhan perusahaan, jangan ragu untuk mengeliminasi vendor terkait. Satu lagi, pastikan vendor merupakan tangan pertama agar bisa mendapatkan harga termurah. Anda bisa menggunakan Blibli for Business untuk menemukan supplier terpercaya.
4. Membuat Kontrak dan Purchase order
Jika Anda sudah menemukan satu vendor dengan penawaran terbaik, proses selanjutnya adalah membuat purchase order. Anda juga bisa membuat kontrak kerja apabila kerja sama dilakukan dalam jangka waktu yang lama.
Setelah membuat purchase order atau kontrak, kedua dokumen ini akan menjadi bukti tanda jadi pembelian antara Anda dengan supplier. Kalau bukti tanda jadi berbentuk purchase order, biasanya supplier akan mengirimkan work order atau delivery order kepada Anda.
Mengenal Metode Pengadaan Barang
Setelah memahami prosedur pengadaan barang secara efektif, Anda juga perlu mengenal metode pengadaan barang yang jamak dilakukan oleh para pengusaha. Di antaranya adalah:
1. Pengadaan Langsung
Pengadaan langsung atau direct procurement merupakan metode pengadaan barang yang paling umum. Sebelum melakukan direct procurement, perusahaan perlu membuat perencanaan yang matang. Tujuannya adalah proses pembelian barang berjalan teratur dan sesuai dengan bujet yang ada.
2. Request for Proposal
Request for Proposal biasanya digunakan oleh perusahaan akan melakukan pengadaan dalam bentuk jasa. Metode ini dimulai dengan perusahaan mengirim permintaan formal dengan mengajukan proposal kepada vendor terkait.
Jika vendor tertarik, mereka akan memberikan penawaran dan selanjutnya Anda bisa melakukan negosiasi hingga menghasilkan suatu kerja sama yang saling menguntungkan.
3. Vendor Tunggal
Vendor tunggal merupakan kondisi di mana hanya ada satu supplier yang mampu memenuhi kebutuhan atau permintaan Anda. Jika Anda berada di kondisi ini, Anda perlu mengajukan persetujuan ke manajemen, sebab pasti ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan. Apabila penawaran sesuai, Anda bisa lanjut ke proses pembuatan kontrak.
4. Request for Quotation
Request for Quotation (RFQ) disebut sebagai metode pengadaan barang yang paling praktis. Dalam prosesnya, perusahaan tidak perlu mengajukan penawaran secara formal kepada vendor.
Sebagai gantinya Anda bisa mengirimkan dokumen quotation ke beberapa supplier untuk mendapatkan penawaran terbaik. Jika mendapatkan harga dan barang yang sesuai, perusahaan akan memberikan surat kerja sama.
5. Tender Pengadaan Barang
Tender pengadaan barang adalah metode procurement yang dilakukan dengan cara mengumpulkan sejumlah vendor yang ingin memberikan penawaran. Selanjutnya perusahaan akan melakukan pengecekan secara menyeluruh demi menemukan vendor dengan penawaran terbaik.
Itulah penjelasan tentang prosedur dan metode dalam melakukan pengadaan barang untuk perusahaan. Jika Anda sedang mencari supplier untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, Anda bisa mengajukan penawaran melalui Blibli for Business.
BACA JUGA: Majalah EKSEKUTIF edisi Maret 2022, klik ini
